U werkt als ondernemer alle dagen keihard aan uw bedrijf en dan ploft op zekere dag een brief van de Business Software Alliance (BSA) op de deurmat. De instantie wil onderzoeken of uw onderneming gebruik maakt van illegale software. Dat is dan tóch even schrikken…
Een dergelijk schrijven betekent NIET dat uw bedrijf per direct verdacht is, of ‘bespioneerd’ wordt op het gebruik van illegale software. De BSA heeft geen inzicht in het internetverkeer of toegang tot computers. Wel wil men zich op de hoogte stellen of alle licenties van gebruikte software op orde zijn.
Maar ook als u géén brief hebt gehad en de BSA niet langskomt, dat toch kunt u met een geruster hart werken als u weet dat alle licenties op orde zijn. Want staat de BSA onverhoopt een keer op de stoep en wordt er illegale software aangetroffen, dan gaat dat vele malen méér kosten dan wanneer de verschillende licenties goed geregeld zijn. Om dat allemaal eens grondig uit te zoeken, daarbij is Lankhaar ICT u graag van dienst. Snel en met kennis van zaken.
Wij zetten voor u wat zaken op een rijtje.
Wat als u een brief van de BSA krijgt…
Allereerst: Er bestaat voor bedrijven geen enkele juridische verplichting om de zogeheten ‘Verklaring Legitieme Software’ in te vullen. Ook behoeft men zich niet te registreren op de website van de BSA.
Een brief van de BSA kan wel een aanleiding zijn om de licenties binnen het bedrijf opnieuw kritisch te bekijken. Als de licenties goed geregeld zijn, dan s dat natuurlijk prima. De brief van de BSA kan dan terzijde worden geschoven of men kan de gewenste verklaring of bedrijfsregistratie invullen. Alles naar eigen inzicht.
Mocht tijdens het nalopen van de zaken blijken dat er dingen niet op orde zijn, dan is het verstandig actie te ondernemen. Een mogelijke inval van de BSA kan een grote impact veroorzaken.
Heeft de BSA toegang tot mijn bedrijf…
De BSA pleegt allereerst een vooronderoek. Mocht men op grond daarvan vermoedens hebben dat er illegale software gebruikt wordt, dan komt de BSA in actie. Men zal namens de ‘rechthebbenden’ bij de Voorzieningenrechter toestemming vragen om de ínbreukmakende’ software in beslag te kunnen nemen. Als die toestemming er komt, wordt uw bedrijf bezocht door een deurwaarder en informaticadeskundigen. Uw bedrijf MOET dan zijn medewerking verlenen.
Na de controle stuurt de BSA een overzicht van de ‘verdachte’ software. De ondernemer moet vervolgens aan de slag om te bewijzen dat deze software en de benodigde licenties rechtmatig zijn verkregen. Dat wil zeggen dat er originele licenties, facturen en dergelijke overlegd moeten worden. Indien een bedrijf dat niet kan, dan gaat de BSA ervan uit dat de software illegaal is.
Aansluitend moet de software betaald worden (aanschafprijs) en krijgt men ook een stevige boete. Daarnaast moet de onderneming (nogmaals) de licenties aanschaffen voor de betreffende ‘illegale’ software. De kosten van het vooronderzoek, de deurwaarder en de advocaat komen eveneens ten laste van het bedrijf.
Over het al dan niet gebruiken van illegale software moet serieus nagedacht worden. De voorwaarden van softwaregebruik zijn vaak ingewikkeld. Het kan zomaar zijn dat meer medewerkers een programma gebruiken dan volgens de licentie is toegestaan. Of dat software niet goed van de computer verwijderd is, medewerkers zonder overleg en toestemming van u illegale software op hun computer hebben, et cetera.
Met andere woorden: het is zeer aan te bevelen om niet enkel de BSA maar vooral uw eigen softwarebeheer serieus te nemen. Neem gerust contact met ons op, wij zijn u (ook) hierbij graag van dienst!